Die ReferentenInnen in einem Hochschulgremium wie dem AStA werden mit Informationen bombardiert. Viel Zeit und Energie geht außerdem für Bürokratie, Organisation und Absprachen drauf. Es ist leicht, sich im Klein-Klein des Alltagsgeschäft zu verzetteln und darüber die größeren Ziele aus dem Blick zu verlieren.

Wie lässt sich Verwaltungsarbeit so weit wie möglich verschlanken, um mehr Zeit für inhaltliche Arbeit zu haben?

Gesucht ist also eine (Software-)Lösung für gemeinsames Planen. Das Team soll miteinander Absprachen treffen können, gemeinsam Termine organisieren können und gemeinsam an Texten arbeiten können. Es gibt Zwischenziele und Zeitpläne. Aufgaben werden erfasst und zugeteilt. Arbeitsdateien werden an zentraler Stelle automatisch organisiert.

Wie lassen sich Projekte auf einer Plattform organisieren und Szenario abhängig darstellen?

Projekte bestehen aus Diskussionen, Aufgaben, Terminen und Dokumenten. Szenarien sind »Zeig mir alles« (Übersicht), »zeig mir einen bestimmten Teil« (Filter) und »zeig mir was wichtig ist« (Priorität).

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Um das Problem aus möglichst vielen Blickwinkeln beleuchten zu können, verwendete ich auf der Grundlage meiner Zielformulierung eine morphologische Matrix. Als Parameter legte ich Featureumfang, Darstellungsweise und Navigationsmodelle fest, notierte aber auch Ziele und erfasste die Facetten von Projekten. Auf eine Verknüpfung der einzelnen Felder der Matrix verzichtete ich, weil das Problem in seiner jetzigen Form zu komplex ist. Ich müsste es erst in Teilprobleme herunter brechen. Ich entschied mich stattdessen die Ideen auf einer visuelleren Ebene weiterzuentwickeln indem ich Wireframes skizzierte.

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Auf Papier skribbelte ich in schneller Folge mögliche Layouts, um ein Gefühl für die Abläufe innerhalb meiner Plattform zu entwickeln und die Informationsarchitektur zu entwerfen: Was kommt wohin? Was steht womit in Verbindung? Wie funktioniert das Bedienkonzept?

Nachdem ich mit dem grundsätzlichen Aufbau zufrieden war, baute ich die Wireframes am Rechner aus, legte dabei auch ungefähre Größenverhältnisse fest und konkretisierte die Funktionsweise der einzelnen Elemente der Plattform. Ich legte für mich außerdem fest, dass die Plattform in erster Linie für den Desktop entwickelt wird, aber auch auf Tablets funktionieren soll. Die technische Grundlage dafür würde eine Webanwendung bilden.

Meine Wireframes erreichten irgendwann einen Detailgrad, der einen Umstieg auf ein konkretes Screendesign sinnvoll machte. Ich legte eine Farbpalette und die Typografie fest, suchte eine möglichst einheitliche Sprache für Icons und Layoutelemente und baute darauf das Screendesign auf. Diese erste Version meiner entstehenden Projektmanagement-Plattform taufte ich auf den Namen »Lamasta«, eine Wortschöpfung ohne tiefere Bedeutung aus Lama und AStA ;-)

Übersicht

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Der Übersichtsscreen fasst in einer Art Dashboard-Format die wichtigsten Daten der Plattform zusammen: Was steht an? Was drängt? Woran wird gerade gearbeitet?

Projekte & Aufgaben

Der Reiter »Projekte & Aufgaben« bietet drei verschiedene Ansichten.

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Hier werden alle laufenden Projekte in Kachelform aufgeführt: Wie weit sind die jeweiligen Projekte fortgeschritten? An welchen Projekten wurde zuletzt gearbeitet? Gibt es überfällige Aufgaben? Die Kachelansicht soll also den Überblick über den Stand aller Projekte ermöglichen und damit vermeiden, dass Projekte verschleppt werden.

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Eine Listendarstellung führt alle Aufgaben auf, unabhängig davon zu welchem Projekt sie gehören. Die Anordnung erfolgt von »überfällig« zu »in Zukunft erledigen«. Erledigte Aufgaben lassen sich abhaken und wandern in das Archiv. Die Listenansicht soll helfen, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit bearbeiten zu können.

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Ein ausklappbarer Filter ermöglicht die Aufgaben nach Personen und Referaten zu filtern. Das ist vor allem hilfreich, um nur die Aufgaben anzeigen zu lassen, die den jeweiligen User betreffen.

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Ein Two-Panel Selector ermöglicht die Auswahl eines Projekts und listet daraufhin alle dazugehörigen Aufgaben auf. Der Two-Panel Selector soll die konzentrierte Arbeit an einem Projekt erleichtern.

Diskussion und Abstimmung

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Der Reiter »Diskussionen & Abstimmung« bietet auf erster Ebene eine Übersicht über alle Diskussionen und Abstimmungen. Oben steht, was zuletzt bearbeitet wurde. Diskussionen sind freie Gesprächsstränge ähnlich der INCOM Workspaces. Diskussionen können um eine Umfrageoption ergänzt werden und verwandeln sich damit in eine Abstimmung.

Diskussion und Abstimmung > »Wie viel Kaution für Ausleihe?«

Auch Diskussionsstränge bieten drei verschiedene Ansichten.

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Die Standardansicht listet unterhalb der Eingangsfrage alle Antworten in chronologischer Reihenfolge auf: Die erste Antwort steht oben, die letzte Antwort ganz unten. In der Standardansicht lässt sich die Diskussion am leichtesten nachvollziehen.

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Eine alternative Ansicht listet unterhalb der Eingangsfrage alle Antworten in umgekehrt chronologischer Reihenfolge auf: Die erste Antwort steht unten, die letzte Antwort ganz oben. In dieser Ansicht ist es besonders einfach, nur den letzten Stand der Diskussion im Blick zu behalten.

Antworten lassen sich als Favorit markieren. Eine dritte Ansicht listet die Antworten nach ihrer Popularität auf: Oben steht die beste Antwort auf die Eingangsfrage.

KommilitonInnen bewerteten Lamasta grundsätzlich positiv und lobten die übersichtliche und verständliche Darstellung, kritisierten aber gleichzeitig dass der Entwurf statisch geraten sei, sehr an einem Gestaltungsraster klebe und Interaktionsparadigmen wie Gestensteuerung außer Acht ließen.

In diesem Zusammenhang wäre ein Usertest nützlich. Ich vermute, dass »Übersicht« und »Projekte & Aufgaben« wenig Probleme machen werden, aber im Punkt »Diskussionen & Abstimmungen« Hürden auftauchen. Konkret gibt es auf der Ebene des Diskussionsstrangs zur Zeit noch keine visuelle Trennung zwischen Buttons (in der »Moderieren«-Box) und reinen Listen ohne Funktionselement (»Dokumente & Medien«-Box).

Ich teile die Einschätzung, dass der Entwurf weniger statisch sein könnte. In einer zweiten Version könnte ich Gestaltung und Interaktionspattern konsequenter auf Tabletnutzung ausrichten und neben Gestensteuerung auch Spracheingabe einführen. Lamasta 0.2 könnte also als App konzipiert werden. Dabei wird auch interessant, wie eine Version für kleine mobile Geräte wie Smartphones und evtl. Smartwatches aussehen könnte.

Auf Featureseite wäre außerdem ein »Activity Stream« hilfreich, der die letzten Änderungen auf der Plattform auflistet. Das würde den Usern erleichtern, über den aktuellen Stand informiert zu bleiben. Interessant wäre außerdem, inwiefern Gamification-Elemente helfen können, die User zu motivieren.

Aus einer größeren Perspektive betrachtet ist interessant, wie die Plattform mit steigender Nutzerzahl skalieren könnte. In dem gegenwärtigen Entwurf ist Lamasta für kleine Teams von 10, maximal 20 Nutzern konzipiert. Wie müsste Lamasta konzipiert werden, um für 150 Leute zu funktionieren? Was passiert, wenn – anders als jetzt – die Diskussions- und Abstimmungsprozesse über die Aufgabenverwaltung gestellt werden und Lamasta ein Tool für digitale Demokratie mit tausenden von Nutzern wird? Diese Möglichkeiten auszuloten könnte für mich ein mögliches Bachelorthema sein.

Ich möchte Constanze Langer und dem Kurs für treffendes und inspirierendes Feedback danken. Danke auch an Heike Otten für die fotografische Visualisierung der Problemstellung.

Die Icons stammen von thenounproject.com und sind Creative Commons. Gestaltet von: Edward Boatman, Andre, Joris Hoogendoorn, William Hollowell, Nate Eul, Kristof 'Parain' Decloedt, Naomi Atkinson, Joe Mortell, Mateo Zlatar, Nicolas Ramallo, Quan Do, Leinad Lehmko, Richard Schumann, Alex Fuller, Alexandra Coscovelnita, Ema Dimitrova, John Caserta, Michael Zenaty, Louie Greco, SuperAticLABS, Michael Rowe, Endrian Kolopaking, Icomatic, Gregory Radek, Graham Dragonborn, Stephan Langenegger, Stefan Parnarov. Das Lama sagt danke!