Block Explorer

Block Explorer – ein Tool um Geschäftsprozesse, die sonst abstrakt wirken, greifbarer zu machen indem einzelnen Produkten eine Form und ein Platz innerhalb dieser Abläufe gegeben wird.

Kurzbeschreibung

Der Block Explorer ist eine vom SAP-System abgeleitete Software, die der Darstellung, Verwaltung und Betreuung von Order-to-Cash-Prozessen dient. Sie soll Prozessmanager:innen dabei helfen, Probleme im Prozess zu identifizieren und zu beheben. Ein zentraler Aspekt des Designs ist der Fokus auf allen momentan abzuwickelnden Orders, anstatt einzelne Prozessschritte darzustellen. Dadurch wird der Prozess greifbarer.

Die Grundlagen

In dem Kurs „Geschäftsprozesse Gestalten“ von Prof. Boris Müller und SAP haben wir uns intensiv mit der komplexen Arbeitswelt von SAP beschäftigt. Dabei erhielten wir Einblicke in die Probleme und Arbeitsweise der Mitarbeiter sowie der Kunden. Nach einigen Einführungspräsentationen wurden wir in die Praxis geworfen: Wir sollten mithilfe einer Business Process Map (BPM) den Cash-to-Flow-Prozess verstehen und Visualisierungen entwickeln, die an irgendeinem Punkt helfen könnten.

Zu Beginn hatten wir Schwierigkeiten, das Gesamtbild zu erfassen, und die Vielzahl an Fachtermini sorgte bis zum Schluss für Verwirrung. Doch am Ende der ersten Skizzierungsphase hatten wir die Grundprinzipien des Systems verstanden und einige Ideen entwickelt, wie wir diesen Prozess schrittweise mit greifbaren Paketen oder als Strom darstellen könnten. So entstand bereits früh die Idee des Pakets, das Gewicht hat und greifbar sowie nachvollziehbar ist.

Skizzen nach unserem kurzen Design Sprint und ersten Ideen.

Konzept

Das Konzept unserer Software ist es, mit der herkömmlichen wortwörtlichen Prozessdarstellung zu brechen. Dafür haben wir die Darstellung „umgedreht“: Um die Prozessvorgänge zu visualisieren, gehen wir vom Kleinsten zum Größten vor. Die Bestellungen, also die einzelnen Elemente, wegen denen der Prozess aufgestellt wird, rücken in den Vordergrund, während der eigentliche Prozess in den Hintergrund tritt.

Die Bestellungen sind die Elemente, mit denen der Prozess interagieren kann, wodurch er jedoch in seinen Details auch verschwimmt oder sogar unsichtbar wird. Gerade im Rahmen der zunehmend automatisierten Prozesse wird dies immer einfacher.

Die Blöcke, die in Echtzeit im System erscheinen und digitale Darstellungen realer Elemente/Bestellungen darstellen, machen den Prozess gleichzeitig weniger abstrakt und greifbarer.

»Was ist ein Block?«

Ein Block ist eine Bestellung (Order) im Order to Cash Prozess. Sie erscheint in Echtzeit im System sobald sie den Prozess beginnt und verschwindet, sobald sie diesen beendet hat.

Jedem Block wir eine Order-Nummer zugeordnet (wie eine Bestellnummer).

Jeder Block kann aus einem oder ganz vielen Elementen bestehen. Diese Elemente können gleich oder unterschiedlich sein, ganz egal.

Es gibt drei Größeneinheiten für Blöcke: klein, mittel und groß. Die Größe leitet sich vom Warenwert ab (niedrig, mittel, hoch).

Gibt es ein Problem mit einer Bestallung oder einem Element einer Bestellung, so aktualisiert sich der Status des Blocks und er färbt sich um. Es gibt drei Farben für drei Status:

grau: kein Problem
gelb: Warnung
rot: Alarm

Alle Blöcke ordnen sich in 5 Spalten an, die die 5 Haupt-Prozesschritte angeben:

Quote
Order
Delivery
Invoice
Payment

Ein Block landet im in einem Prozessschritt und verweilt dort so lange, bis alle Unterprozessschritte abgeschlossen sind. Dann verschwindet er aus der Entsprechenden Spalte und fällt in die nächste.

Hat ein Block ein Problem, färbt er sich um und ordnet sich unterhalb des regulären »Haufens« an Paketen in der jeweiligen Spalte an.

Block-Explorer

Das ganze in ein Interface zusammengefasst ergibt eine infografik Artige Übersicht aller Bestellungen. Durch Drilling-in kann man Informationen und Übersichten zu allen Prozessschritten, allen Alarmen/Statusmeldungen und insbesondere allen Orders bekommen.

Für jede Order stehen eine Vielzahl an Informationen bereit – und im Fall einer gelben oder roten Statusmeldung, auch direkt die Möglichkeit, das Problem mit mit Aktionen zu lösen. Dabei leistet das System intelligente Hilfestellung und es kann auf jede Situation individuell reagiert werden. So werden schnell und effektiv Lösungen gefunden und den Order-to-Cash Prozess kann gut betreut werden.