Orga: Unsere Rolle

Als Organisationsteam der Ausstellung „der Park“ waren wir (Senta Bannick & Yette Strauss Suhr)  die (Kommunikations-) Schnittstelle zwischen dem Berlin Art Lab, Spreepark Art Space, der Kursleitung Myriel Millecevic und den Studierenden der FH. Dabei haben wir Meetings organisiert und durchgeführt, Zeitpläne erstellt, Daten organisiert und versucht bei allen Probleme zu helfen, die im Laufe des Projektes aufgetreten sind.

Der Anfang: Teamfindung

Nach einigen Wochen und viel Input fingen wir mit der konkreten Planung der Ausstellung an. Zu der Zeit hatten wir als Studierende zwar noch viele Fragen zu dem Projekt und der Weg schien chaotisch, doch da die groben Teamstrukturen und das Endziel der Ausstellung klar definiert waren, konnte es losgehen. 

Zunächst ordneten sich alle selbst in verschiedenen Teams ein, die für die Ausstellungsdurchführung wichtig werden würden. Neben uns als Orga Team, in welchem wir beide eine Lead Funktion Einnahmen, bildeten sich die anderen Gruppen rund um Space, Fotos, Social Media, Texte und Grafik. In letzteren Teams wurde je eine Person zum Lead gewählt, welche die direkte Ansprechsperson werden und als Schnittstelle zischen Team und der Orga dienen würde.

Orga Base: Was steht an?

Beim ersten Orga Meeting trafen wir uns zu zweit auf Zoom und machten uns einen groben Überblick darüber, was in den nächsten zwei Monaten anstehen würde. Wir erstellten ein neues Orga-Miro Board und wiesen jedem Ausstellungsteam Aufgaben zu. Nach der Erstelltellung von ersten Zeitplänen und Deadlines setzten wir uns auch für unsere Orga Ziele, wobei es uns besonders wichtig war, dass der gesamte Kurs eine positive Erfahrung machen würde. Unser Wunsch war, dass am Ende alle mit dem zufrieden sein würden, was wir gemeinsam erschaffen hatten. :)

Nach dem ersten Meeting war uns klar, welche ungefähren Aufgaben auf uns zukommen würden:

- Meetings mit externen Partner:innen und den Leads der jeweiligen Austtellungs-Gruppen
- Schreiben und Aufarbeiten von Meeting Notes
- Moderation, Check-ins und Weitergabe wichtiger Informationen, Timelines und Aufgaben
- Ansperchbar sein: Fragen stellen und beantworten
- Spontan auf das reagieren, was sonst noch anstand

Besonders den letzten Punkt machten wir unausgesprochen zum Leitmotiv der Orga. Wahrscheinlich lag darin auch der Schlüssel dafür, dass am Ende alles reibungslos funktionierte. Wenn etwas anstand, kümmerten wir uns zeitnah und pragmatisch um eine sinnvolle Lösung.

Workflow: Zoom - Meetings und E-Mails

Intern (Orga Team) 

Als Orga Team legten wir zur Kommunikation unser eigenes Miro Board an und standen via WhatsApp, Facetime und Zoom ständig im Austausch. Dabei waren wir immer erreichbar, konnten uns absprechen und konnten so schnell auf alles reagieren. Wir fingen und immer wieder gegenseitig auf und arbeiten ganz pragmatisch nach dem Motto: Wenn du gerade nicht kannst, erledige ich es einfach schnell. Trotzdem versuchten wir durch stärkebasierte Aufgabenverteilung eine Balance in den Workload zu bringen, um auf keiner Seite eine Überbelastung zu riskieren. 

Intern (Studierenden - Gruppen) 

Mit den Leads der Gruppen hielten wir regelmäßig Zoom Meetings, um zu klären, welche to-do's als nächstes anstehen und welche Fragen aufgetaucht waren. Bei diesen Meetings nutzten wir immer das Miro Board und notierten direkt wichtige Informationen. Im Nachganz - wenn notwendig - baten wir Myriel und/oder andere Ansprechpartnerinnen um fehlende Informationen. Jene Antworten, als auch kurze Ankündigungen und die Vereinbarungen der nächsten Meetings erfolgten über die gemeinsame Leads-WhatsApp Gruppe oder die Gruppe, mit allen Kursmitgliedern.

Zusätzlich gaben wir gemeinsam mit Myriel zu Beginn der wöchtelichen Kurszeiten kurze Überblicke über den Ablauf und klärten dringende Fragen, um alle auf dem gleichen Stand zu halten. Dabei arbeiteten wir die Pläne auf Miro immer weiter aus und ergänzten sie um relevanten Faktoren. 

Extern (Berlin Art Lab, Spreepark Art Space)

Für die Kommunikation mit den externen Schnittstellen nutzten wir Zoom und den E-Mail-Schriftverkehr. Insgesamt nahmen wir an drei Meetings teil, in denen es um die Planung der Ausstellung ging. Gemeinsam erstellten wir Zeitpläne und sprachen über Ressourcen. Dabei floss auch ein, was wir als Orga Team im Voraus geplant hatten.

Problem Solver

Als selbst ernannte Problem Solver versuchten wir, überall dort zu helfen, wo wir konnten. Dabei erledigten wir jedoch keine Aufgaben in anderen Gruppen. Wir konnten dabei auf Ressourcen und Netzwerke zurückgreifen, die bereits um uns herum existierten. Wenn ein Problem auftrat, konnten wir stets einfache und schnelle Lösungen finden.

Hier flexibel und pragmatisch zu sein war wichtig. Zusätzlich half aber auch, dass wir uns sehr gut auf die Austtelungsteams verlassen konnten, wenn dringnde Aufgaben wir z.b das Verfassen eines Pressetextes anstanden.

Die Ausstellung: ein Resümee

Die letzten Wochen vor der Ausstellung waren sehr intensiv. Täglich standen wir in Kontakt und planten, überprüften und motivierten kontinuierlich, damit sich alle an die getroffenen Absprachen hielten.

Für das Ausstellungswochenende erstellten wir eigene Zeitpläne, die von den jeweiligen Gruppen übernommen und ergänzt werden sollten. Dadurch konnten wir einen reibungslosen Auf- und Abbau sicherstellen.

Tatsächlich zu unser aller Freude lief dann bei der Ausstellung alles genau wie geplant, wenn nicht sogar noch ein wenig besser. Wir fanden uns alle Samstagmorgen im Spreepark ein und begannen nach einem Kick-off Meeting, indem wir den Tagesablauf klärten, offene Fragen beantworteten und eine Portion Motivation vereitelten. Kurz vor Eröffnung trommelten wir noch einmal alle zusammen, um auch hier die Aufgaben und den Ablauf zu klären. Jede Gruppe stellte, als die ersten Besucher:innen vor Ort waren, ihr Projekt vor. Anschließend wurde die Ausstellung für eröffnet erklärt.

Nach dem ersten erfolgreichen Ausstellungstag ging es an einen raschen, durch einen Regenschauer beschleunigten Abbau. Trotz der notwendigen Koordination der wenigen Leitern ging es viel schneller als vermutet.

Am Sonntag wiederholte sich das Ganze und nach einem weiteren erfolgreichen Tag folgte der Abbau und Abtransport nach Potsdam. Wieder an der FH angekommen luden einige der Potsdamer Studierenden alle Materialien aus und nach einem ereignisreichen Wochenende gingen alle erschöpft aber zufrieden nach Hause.

Motivation, Feedback & Spaß

Da es uns von Anfang an wichtig war, ein positives Erlebnis der Ausstellung für alle zu schaffen haben wir großen Wert auf Wertschätzung, Motivation und Leichtigkeit gelegt, ohne an Struktur und Effektivität einzubüßen

Wichtig hierfür war vor allem die Organisation und Moderation am Ausstellungswochenende im Spreepark. Hier haben wir versucht, in moderierten Feedback- und Check-up-Runden die Gruppenstimmung einzufangen und damit die Tage abzurunden, sodass alle mit einem guten Gefühl nach Hause gehen konnten. Außerdem haben wir versucht, mit jeder Kursteilnehmerin und jedem Kursteilnehmer einzeln zu sprechen, sie und ihre Arbeit wertzuschätzen und Wünsche und Anregungen in einem geschützten Rahmen zu sammeln.

Da wir am Ende durchweg positives Feedback bekamen, glauben wir, dass, auch wenn es manchmal chaotisch und stressig war, unser Anliegen nach einer positiven Erfahrung erfolgreich war.

Fazit

Senta

Für mich war das gesamte Projekt eine wahnsinnig tolle Erfahrung! Ich konnte meine Freude an der Organisation noch weiter wachsen lassen und habe dazu viel neues gelernt. Nach dem ganzen Feedback von den Kursteilnehmer:innen und Kooperationspartner:innen, weiß ich, dass wir unsere Aufgaben sehr gut gemacht haben. Besonders freue ich mich darüber, wie gut wir als gesamter Kurs zusammen gehalten und gearbeitet haben und so alle Hürden meistern konnten.

Ich weiß, dass sich die Zeit, die ich investiert habe gelohnt hat - auch wenn es teilweise sehr intensiv war. Beim nächsten mal würde ich versu-chen, den Aufwand an Nach- und Vorbereitungen von Meetings zu reduzieren und weitere Tools benutzen. Zusätzlich werde ich mich in Zukunft dafür einsetzten den E-Mail verkehr so kurz wie möglich zu halten. Ein Learning für mich: nach drei Reaktionen wird es sehr unübersichtlich.

Das wichtigste für mich ist jedoch, wie gut die Zusammenarbeit in unserer Orga Gruppe funktioniert hat. Ich hab immer Freude an dem gehabt was wir gemacht haben. Es hat einfach Spaß gemacht mit dir zusammen zu arbeiten. Danke Yette für diese tolle Erfahrung!

Yette

Die Rolle der Kurs-orga einzunehmen war nicht das erste Mal für mich, aber das erste Mal, indem ich tatsächlich glaube, sehr viel richtig gemacht zu haben. Viele der, in anderen Kursen und in anderen Orga Rollen, erworbenen Learnings, wie die Wichtigkeit von Wertschätzung und der Moderation von Feedbackrunden, konnte ich endlich ausprobieren und anwenden.

Da ich in der Vergangenheit dort immer wieder Probleme hatte, war ich dieses Mal besonders stolz drauf, dass ich wesentlich mehr Aufgaben abgeben und delegierten konnte. „Ich muss nicht immer alles alleine machen“ war das Mantra, welches zu einer proportionalen Menge an Workload für mich – und für die Kursteilnehmerinnen zu wesentlich mehr Eigenverantwortung geführt hat.

Und letztlich bin ich einfach unfassbar dankbar, dass ich wieder einmal so eine engagierte, kompetente und gut strukturierte Partnerin hatte. Senta, ohne dich wäre alles nicht halb so gut geworden – deshalb: DANKE, DANKE, DANKE